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SimDia® - Datenimport aus Excel






Fallbeispiel:
Jährliche Einstellung von ca. 2.400 Auszubildenden


Ausgangssituation

In einem großen deutschen Industrieunternehmen wurde in enger Zusammenarbeit zwischen der Fachabteilung und dem internen HR-Dienstleister bereits vor längerer Zeit ein Prozess festgelegt für die Übernahme der Grunddaten aller Auszubildenden in das bestehende SAP-System.

Die Daten werden von der Fachabteilung mit Hilfe eines verbindlichen Excel-Formulars erfasst und weiter geleitet.

Auf diesem Weg werden jährlich in der Zeit zwischen April und September die Daten aller Auszubildenden angeliefert.

Die Anlieferung erfolgt in ca. 60-80 einzelnen Excel-Dateien, wobei die Dateien jeweils zwischen einigen wenigen bis über 100 Datensätzen beinhalten.

Die Daten werden mit der SAP-Transaktion PA40 (Personal-Maßnahmen) erfasst, wobei eine einzelne Maßnahme aus einer ganzen Kette von Einzelmasken (Infotypen) besteht. Jeder Infotyp muss separat gespeichert werden.

Für die manuelle Übernahme eines Datensatzes aus dem Excel-Formular nach SAP werden ca. 5 Minuten benötigt.


Prozessumstellung

Der Prozess zur Erfassung der Auszubildenden-Grunddaten wird umgestellt von der manuellen Übertragung aller Daten aus den Excel-Formularen auf eine vollautomatische Datenübernahme mit Hilfe von SimDia².

Innerhalb von weniger als einer Stunde kann der gesamte Prozess umgestellt werden - von der Definition und Anlage einer Verzeichnis-Struktur über die Installation der Software bis hin zur fertigen Generierung des Import-Projekts.

Zur Generierung des Import-Projekts wird einmalig eine Aufzeichnung von der Belegung jedes einzelnen benötigten Datenfeldes in SAP erstellt. Die Zuordnung des jeweiligen SAP-Feldes zur entsprechenden Excel-Spalte erfolgt dabei vollautomatisch durch den in SimDia² integrierten Aufzeichnungs- und Zuordnungsassistenten.


Prozessvergleich

Ohne  SimDia²

Mit SimDia²




·         Manuelle Erfassung
Aufwand: ca. 5 Min pro Datensatz

 

·        Einmal-Aufwand zur Erstellung der Aufzeichnung: 3 Min.

·        Vorbereitung der 60-80 Datenimports:
60-80 x 1 Min. = 80 Min.

·        Durchführung der 60-80 Datenimports automatisch im Hintergrund, damit kein Zeitaufwand:  0 Min


Kostenvergleich

Ohne  SimDia²

Mit SimDia²

·        2.400 Datensätze

·        Manuelle Erfassung  5 Min pro Datensatz



·        Gesamt Zeitaufwand von
200 Stunden pro Jahr

·        Gesamt Kostenaufwand*) für das Unternehmen:
ca. 8.000 €

·        2.400 Datensätze

·        Vorbereitungsaufwand: 3 Min.

·        Aufwand für Datenimport: 80 x 1 Min. = 80 Min.

·        Gesamt Zeitaufwand von
kleiner 2 Stunden pro Jahr

·        Gesamt Kostenaufwand*) für das Unternehmen:
ca. 80 €

*) Bei Zugrundelegung eines Vollkosten-Stundensatzes von 40,00 €.

Telefon: +49 8141 509 123-0
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